Perancangan dan Implementasi Sistem Manajemen Surat di SMK Multistudi High School Batam Menggunakan Framework SCRUM

Abstract

Pada SMK Multistudi High School, proses pengarsipan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual sehingga jalannya sistem kurang efisien. Tujuan kegiatan ini adalah merancang sebuah sistem manajemen surat untuk membantu sekolah dalam mempermudah pencarian dan penyimpanan surat serta menghemat ruang yang dulunya digunakan untuk menyimpan surat berbentuk fisik. Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam mengumpulkan data adalah wawancara dan observasi. Perancangan sistem manajemen surat dilakukan dengan menerapkan framework scrum. Penggunaan sistem manual dalam pengelolaan surat membuat kinerja staff di sekolah tersebut terkesan lambat dan tidak efektif. Hasil dari analisa data menunjukkan bahwa butuh ada sistem yang dapat membantu kinerja staff dalam pengelolaan surat. Kondisi pada sekolah setelah implementasi sistem manajemen surat ini adalah perubahan yang awalnya menggunakan manajemen surat secara fisik menjadi mulai pengelolaan surat secara digital. Dapat dilihat juga bahwa adanya peningkatan dalam kinerja pekerjaan seperti pencarian surat dan pengiriman surat. Saran penulis untuk penelitian berikutnya adalah implementasi fitur baru yang dapat membantu pengguna sistem seperti konversi foto menjadi file pdf secara langsung agar memudahkan pengguna dan lebih mempercepat pekerjaannya.