Perancangan dan Implementasi Sistem Manajemen Surat/Dokumen di SMK Negeri 5 Batam Menggunakan Kerangka Kerja SCRUM

Abstract

Surat atau dokumen merupakan alat yang digunakan dalam berkomunikasi dengan cara tertulis dan bertujuan untuk memberikan informasi dari satu pihak kepihak lain yang ditunjukkan. Dalam penelitian ini penulis membuat suatu sistem manajemen surat/dokumen bagi mitra SMK Negeri 5 Batam. SMK Negeri 5 Batam dalam mengelola surat/dokumen terutama dalam pencatatan surat keluar dan surat masuk masih menggunakan cara manual yaitu masih melakukan pencatatan di buku. Hal ini terbilang tidak efektif karena jika buku tersebut rusak atau hilang tidak ada penggantinya dan penulis menambahkan fitur pencarian agar staf Tata Usaha SMK Negeri 5 Batam dapat mencari data surat dengan cepat dan efisien. Perancangan sistem manajemen surat/dokumen SMK Negeri 5 Batam menggunakan kerangka kerja Scrum. Dalam kerangka kerja Scrum dibagi menjadi 3 langkah yaitu pregame, game, dan postgame. Pada saat pregame penulis mempersiapkan keperluan dari sistem dengan cara melakukan wawancara dan observasi dengan mitra. Setelah mendapatkan kebutuhan user, penulis masuk pada langkah game yaitu membangun sistem dari kebutuhan user yang telah dibuat. Setelah aplikasi sistem manajemen surat/dokumen dibangun dan sesuai dengan kebutuhan mitra maka masuk ke langkah terakhir yaitu postgame dimana penulis melakukan pengujian menggunakan metode Black Box Testing. Setelah perancangan selesai penulis memberikan pelatihan kepada staf Tata Usaha SMK Negeri 5 Batam mengenai penggunaan aplikasi. Hasil dari pelaksanaan ini pihak mitra memberikan hasil positif karena staf Tata Usaha dapat mengoperasikan sistem dengan baik.